钮门快递系统
   
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钮门快递系统 >> 常见问题

快递业务记录综合管理
■操作→客户业务管理■ 或工具条:业务
★用户权限★④快递业务记录管理
☆附加权限☆④快递业务记录删除、⑥快递业务成本管理、④可以看到出重
☆附加权限☆④可以修改批次号、④可以修改报关单号、④可以修改所属部门
☆附加权限☆④关联文件添加、④关联文件删除、④关联文件查看
☆附加权限☆②业务界面更换客户
☆附加权限☆■仅管理自录业务、■不能处理出重、■发送后禁止修改、■不能更改业务日期

在这里管理快递业务基本数据,审核导入客户预录单数据。

所有的业务记录都是针对客户进行的。因此,对于新客户,必须先建立档案,然后才能添加业务记录。
“业务记录列表”中将列出该客户最新的若干条业务数据,双击后进行修改等管理操作,可以翻页。
成本管理需要一定的权限才能操作。

对于少量记录,可以在此录入。但对于大量的记录,应该在可以订制的“快递业务快速录入”界面处理。

基本流程:
1、添加客户档案,如果客户已经存在,则使用“查询”工具,检索出相关客户。
2、选择客户:点击左边的“客户列表”。
3、填写数据,需要的话,进入成本管理,处理必要的数据。
4、按“保存”工具或者 Ctrl+S快捷键,保存记录。
5、如果需要修改,双击右边“客户业务记录”中的相关条目。
6、如需打印单据,双击右边“客户业务记录”中的相关条目,进入修改状态,按“转单”工具打印第三方运单,按“内单”工具打印本公司运单。

换单查询将进行日期时间校验,补单时请注意将业务日期设定为真实收件日期,否则将不会自动追踪
录单时,注意记录状态,该字段不自动复位,保留上一记录的状态。

说明:
业务记录列表中,“$$”栏表示收款和成本核算情况
第一个字符为收款情况:-:未核收;+:已单独付款(与老版本兼容,现在已不再支持);$:已核收
第二个字符为成本核算:-:未核算成本;+:已经核算成本;$:已核付

内部单号、出发地、取件、中转主要用于本城快递,可以不输入,也可以由使用者自己定义含义,方便管理。
出发地如果为空(不输入),系统将以“系统初始化中”的“基准区域”填充,单击“出发地”标签,将填充客户档案中的地址。
电子秤称重需要将光标置于(一次)重量输入框激活(在界面切换之后,处于添加新记录状态)。对于记录修改,系统会屏蔽电子秤重量传输。
    

注意:
可以在输入内单号后按“F5”或者“Ctrl+Q”,输入转单号后按“F6”或按“Ctrl+W”,输入参考号后按“F9”,输入报关号后按“Ctrl+R”,直接查询出相关单据信息进行处理。
可以按 F7 打印列表中的第一条记录的转运单。
可以按“Ctrl+F”,查询目的地。业务综合管理不校验目的地,在提示输入时,注意提示地址的颜色,绿色为有效地址。
可以按“Ctrl+P”或者点击 №xxxx标签,打开更换客户界面。更换业务记录的客户需要用户具有业务记录删除权限。
可以按 Ctrl + 9  启动偏远邮编地址查询。
可以按 Ctrl + Y  或者 上页 PgUp 或者点击★标识,启动中国大陆地址选取。
在相关字段关键词输入后,TAB或者↓跳到下一个输入框,回车执行查询后,跳到下一个输入框。
处理完成后一定要按“保存”工具或者Ctrl+S,保存数据。
取件时间和送达时间格式要正确:yyyy.mm.dd hh:mm,如2006.12.31 13:54
鼠标变为“手形”的标识可以提示智能输入。
如果不打印运单,可以忽略收件人信息。
如果设置了专属邮编,输入邮编后回车将自动更改快递类别。
点击费用:标识,用当前快递类别发起费用计算;点击元..标识,用客户要求快递类别发起费用计算。
此处打印的“标签”必须是一页一个标签的模板,打印当前记录或列表中的第一条。

“市内快递”不需要输入:类型、重量、运单号等数据。市内快递可以理解为不通过其它快递网络的业务。

在输入重量、目的地后,点击费用,系统会自动计算费用。如果客户设置有目的地特殊价格,使用目的地特殊价格;否则查找客户分区特殊报价,如果再找不到,则使用标准价格乘以折扣。当然也可能一样也查找不到。值得注意的是,标准价格的设定是先决条件,也就是说,如果设定了某种情况的客户特殊价格,但是没有设定标准价格,系统也不会自动计算费用。
费用=客户价格*客户折扣*(1+燃油附加费)+报关费
在输入目的地后,可以点击"价格表"按钮查看标准价格表。

备用字段可管理五个自定义字段,这些字段可以用于列表输出,标签、面单和形式发票打印。1-4长度为63字符,5长度为254字符。备用5类同备注字段,在列表输出时,仅输出第一行。
在成本管理中,选择服务商以后,点击成本,系统会自动计算成本。如果服务商设置有特殊价格,使用特殊价格;否则使用标准价格乘以折扣。
可以点击“电灯”按钮,查看相关服务商针对此笔具体业务的报价比较,做出优化选择。

可以预先设定经办、取件、中转、派送四种角色的业务提成算法(菜单-〉价格-〉快递类别资料管理),在核算快件费用之后,点击相关标签,将自动核算提成。
没有相关人员(经办、取件、中转、派件),就不会有相关提成。如果希望核算成本,又不想指定具体的公司员工姓名,可以在关联输入项(经办、取件、中转、派件)随意录入一个符号,比如:“-”。
经办、取件、中转、派送四项费用核算,用户可以选择使用。

付下家=标准价格*服务商折扣*(1+燃油附加费)+报关费
出重是出包重量,俗称“后重”,在没有输入时,点击标签,将填充与前重相同的数字。系统默认与前重相同。

地域分为“大陆”、“华语”、“外语”,该字段将控制运单打印的语言选择和是否计算海关报关费。

备注中可以保留254字节信息,在业务清单中及GInfo网站后台客户业务记录列表中,只打印/显示第一行。如果不希望信息被打印/显示,请空出第一行。
对于GInfo网站后台,可以定义ems.ini文件中相关项,用其它字段代替操作备注字段。

如果该笔业务已经账单付款,则“费用”变为灰色,不可更改,也不能删除该记录。
更换客户,请点击老红色的“客户信息/帐号”标签,更换业务记录的客户需要记录删除 或 业务界面更换客户权限。

代收货款:点击付款标签,填写代收货款金额即可。代收货款费用的分割,有专门的界面进行统一核算:操作->批量分解代收货款。与付款方式无关。
到付运费:点击付款标签,填写到付运费金额即可。到付运费费用的分割,有专门的界面进行统一核算:操作->批量分解到付运费。付款方式设置为"到付"。

留用数:整数,可汇总,由用户自行定义。
留用串:字符串,0-30字符,可在面单打印,由用户自行定义。

可以点击白底首标签,进入按ID查询记录。
提供金左手支持:重复按[Esc退出]键,启动内单号文件快速执行。
系统可以对收件人数据进行记忆检索:在收件人、收件电话、收件短信、收件电邮、收件单位等字段输入后,按回车,系统将执行记忆检索。对于收件人,系统在该客户的记录中搜索,对于其它字段,系统将在所有历史数据中查找最新的匹配。
点击“↓№”,用运单号批量导入简单的业务记录。运单号文件为文本文件,导入之前先填写好通用字段数据,选择运单号文件执行导入。该运单号=内单号=转单号。
点击“省州”,程序将根据收件地址及收件邮编等信息,进行收件国家、省州、城市等信息解析。


体积立方:
为快件总体积的立方米值,保留三位小数,相当于1000个立方厘米精度。
程序会按照快件的长、宽、高自动进行计算(四舍五入)。在计算之后,可以手动更改其值,有效范围为(0.001-2100.0)。
点击“体积”标签,为体积编辑框锁定/解锁;点击“方”标签,重新核算体积(根据已有的长、宽、高数据)。


问题:
1、不自动计算价格?原因为:输入数据不够(目的地、重量两项必须);价格设置不完整。可以点击“价格表”查看是否已经设置了价格。如果不是用一套价格体系,那么必须设定客户价格体系。
2、不自动计算成本?原因和上面相似。主要是必须绑定服务商,标准价格体系中有设置。
3、没法选择服务商?先在“设置”中选择相关快递分类,在“服务商绑定”中绑定提供该快地类别服务的下家。
4、“成本”按钮是灰色的?请在用户管理中设置相关权限:业务成本管理。
5、“标准价格”项有什么用?可能没有多少用处,但是它必须大于费用。给客户打单时让客户知道享受的折扣;在业务报表中观察折扣情况。
6、选中记录后,不让修改,不让删除?检查是否有相关权限?是否设置的允许修改天数已过(数据初始化)?
7、不能修改付款方式?由于到付与其他方式方向相反,因此一旦记录有收付款核销,就不能修改。
8、看不到出重?让管理员给你开放相关权限。去掉“不处理出重”的勾选项。
9、记录数据不让修改?数据初始化中限制了允许修改记录的天数;个人权限设置中是否勾选了“发送后禁止修改■”和“仅管理自录业务■”。

差价退补方案
有时候,客户交货时核定的重量,在走第三方后会有差异,且与客户之间有协议,需退补重量差的差价。
对于这样的情况,可行的处理办法有:
1、虚拟票件,运单号加尾巴。好处是收付款一目了然,缺点是整个业务数据混乱。
2、利用问题件处理退补,好处是流程清楚,方便统计,缺点是操作繁琐,需要在收付款处进行对冲。
3、延迟核收与核付。交货的收款不关联业务单,等重量核实清楚后再核收。这是我们建议的处理办法。
   a.把内核重作为原始重量对待,更改新的重量;
   b.启动费用详细分解对话框,会计算新旧价差;
   c.点击“<<<”,用老报价覆盖新核价;
   d.将光标置于某个分解项,比如“送货费”,按Ctrl+V,将差价拷贝进去;
   e.按确定按钮,确认新的价格;
   f.到收款处核销。
   这样的处理,在给客户出帐单时,提供上述分解项及内核重,便于客户对帐。

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